Things 3 Workflow (March 2018)

2017年5月にThings 3がリリースされて10ヶ月ほど。この辺りで、Things 3の使い方とかをスナップショット的にまとめておく。

設定

軸となるエリアは、仕事に関する「WORK」と、生活に関する「LIFE」の2つ。

(エリアを階層化できないので)もし階層化するとしたらWORKの下にぶら下がりそうなエリアと、LIFEの下にぶら下がりそうなエリアがそれぞれある。WORKの下にぶら下がりそうなのは会社の中で果たすべき役割に近いもの、LIFEの下にぶら下がりそうなエリアは「音楽」や「サッカー」など特に生活の上で欠かせないものの他に、」趣味その他」をまとめたエリアがある。

仕事に関するエリアには @WORK、生活に関するエリアには @LIFEがそれぞれついていて、タグによる絞り込みで大きくタスクが絞り込まれるようにしている。ここは、OmniFocusのパースペクティブに考え方が近い。

タグについては、@WORKと@LIFEの他には、@Errand と@Peopleがあるくらい。なぜならタグを細かく使いこなすコストの方が勿体無いので、どんどんと削ってしまった結果がいまのような感じ。@Errand は外出した時に済ませるタスクで、@Peopleはミーティングの議題的なもの(聞きたいこととか)を表す(いわゆる@Agendaの別名)。

外に行った時に@Errandには簡単にアクセスしたいので、WorkflowアプリとURL Schemaを使って簡単にリストをみれるようにしてある。

新しいタスクがインボックスに入ったときは、「実施日」「期限」を最低限設定するようにしている。というのも、プロジェクトに入っていなくても、この2つがあれば作業漏れすることはまずない。

「実施日」は」いつやるか」というか」いつ着手したいか」くらいの気持ちで。やらなければ延期してしまえばいいので。「期限」は最低限この日には完了させたい日。ほとんどの@WORK タスクには期限があるはず。

使い方

Things 3の今日リストを空にする、のが1日のゴール。最初にThings3を開くタイミングはだいたい業務を開始してからなので、まず今日のリストでやらないものを明日に延期したり、@LIFEのタスクは「今夜」にしたり、そしてタスクの順番をやる順番にざっと並び替えて、上から今日のタスクに着手。

延期するのは「明日」(もしくは金曜日の時は「月曜日」)の方が多いかも。期限が近いタスクは積極的に着手する方向で。

作業してるとどうしてもタスクの追加漏れがあるので、夕方ごろに、ミーティングを思い出したり、社内チャットの会話を思い出したりして、タスクを拾う。社内チャットってカジュアルにタスクが発生するんですよね。

週次レビューは、土曜日の午前中。残りタスクがないプロジェクトをのぞいてタスクを追加したり、実施日 or 期限がないタスクにそれを追加したり、「いつか」の箱を開けて空気の入れ替えをしたり。週次レビューで大事にしてるのは、最新情報のチェック。音楽関係だと、お気に入りのミュージシャンの最新情報を週次レビューの時間にチェックしたりしている。漏れなく確実にカバーできてる、という安心感が大事。

最近は、映画の発表が「来年公開」とか「晩夏公開」とか、日付じゃないものが多くて、頻繁にチェックしてないと公開タイミングがわからなかったりするので、そういうのも週次レビューで担保している。

3ヶ月に1回くらいは、でっかいマインドマップを広げて、好きなものに変化があったかどうかとか、プロフェッショナルとして方向性に間違いがないか、この方向に行くにはどんな行動をすればいいかというのを考えたりしている。

タスクの追加

業務中はMacを触っているので、グローバルショートカットでささっと追加する。それ以外は、Apple WatchにSiriで追加したり、メールをMail to Thingsのアドレスに送信しちゃったりすることが多い。

WatchにSiriで追加する場面は意外に多くて、自分がOmniFocusに移行できない要因の一つもここだったりします。

ちなみにタスクの追加の時は、最低限キーワードがわかれば、あとで修正できるので、その感覚でざっくりと追加してしまうことが多い。

タスクの大きさと使い方

OF(OmniFocus)とThingsでは、「使いやすいタスクサイズ」が違う感じがするんですよね。OFは細かいタスクをパッパッとこなして行くのがいいんですが、Thingsはちょっと大きめのタスクをリスト化してこなして行く感じ。

簡単に書くと、OFは「右手をあげる」「左手をあげる」と行ったタスクを追加してこなして行く感じで、Thingsは「体操する」というちょっとざっくりとしたタスクをこなしてく感じ。

また、OFは」最初に着手するタスク」だけを表示できるので、コンテキスト絞り込みがうまく行くんですが、Things 3はそれができない(タスク間に順番の概念がない)ので、コンテキスト的な使い方をするとうまくいかない。

Things 3ではPure GTDは諦めてください。日付ベースでタスクをこなしていきましょう。

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